16 Oct 2020

10 Golden Rules for New Project Managers (MM)

To read in English: http://mpc.com.mm/10-golden-rules-for-new-project-managers/

ပရောဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်ရဲ့ အလုပ်ဟာ စိန်ခေါ်မှုတွေနဲ့ ပြည့်ဝနေပါတယ်။

ဒါပေမဲ့ ဒီရွှေရောင် စည်းမျဉ်း ၁၀ ချက်ကို သင်လိုက်နာရင်တော့ စိတ်ဖိစီးစရာ သိပ်မလိုပါဘူး။

စည်းကမ်း နံပါတ် ၁ : Business case တစ်ခုကို ခိုင်ခိုင်မာမာ တည်ဆောက်ပါ

သင့်ပရောဂျက်အတွက် သင့်စပွန်ဆာဆီကနေ အထောက်အပံ့ များများရထားတဲ့ ခိုင်မာတဲ့ business case တစ်ခုသေချာရှိပါစေ။ Business case ဆိုတာကတော့ ပရောဂျက်က ဘာလဲ ဘယ်လဲဆိုတာကို သေသေချာချာ အချက်အလက်ပြည့်ပြည့်စုံစုံနဲ့ ဖော်ပြထားပြီးမျှော်မှန်းတဲ့ ပြန်နိုင်ချေတွေပါ ပါဝင်ပါတယ်။ Business case ဆိုတာ ပရောဂျက်ကို လုပ်ရတဲ့အကြောင်းရင်း ဖြစ်တဲ့ အတွက် ပရောဂျက်နဲ့ ပတ်သက်သမျှသူအားလုံးက အာရုံထားသင့်တဲ့ အရာတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ အပြောင်းအလဲတွေ၊ ထုတ်ကုန် (သို့) အခြားလိုအပ်တဲ့ ရလဒ်တွေ ရလာတာနဲ့ အမျှ Business case ကဘာကြောင့်ရလာတယ်ဆိုတာကို ရှင်းပြပြီးမှ ပရောဂျက်တွေက တစ်ဆင့်ပြီး တစ်ဆင့်တက်လှမ်းလာနိုင်တာဖြစ်ပါတယ်။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၂ : သင့်ပရောဂျက်အတွက် အရေးပါတဲ့ အောင်မြင်ရေးအချက်များကို သတ်မှတ်ပါ 

သင့်ကို လုပ်ငန်းအပ်သူတွေနဲ့အတူ ပရောဂျက်ကိုအောင်မြင်စေမယ့်အောင်မြင်ရေးအချက်များကိုသတ်မှတ်ပါ။ အဲ့ဒီအချက်တွေဟာတိုင်းတာလို ရပါစေ။

ဥပမာ

– ၂၀၁၁ အကုန်မှာ ကုန်ကြမ်းစရိတ် ၁၅%လျှော့ချနိုင်ရပါမည် ဆိုတာမျိုးဖြစ်ပါတယ်။

ဒီအချက်တွေကို ပရောဂျက်ပြီးသွားတဲ့အချိန်မှာ အောင်မြင်မှုကို တိုင်းတာဖို့ အတွက် သုံးပါ။ အရေးပါတဲ့အောင်မြင်ရေးအချက်ဆိုတာ အမှန်တကယ်ကို အရေးပါပြီး ပရောဂျက်အနေနဲ့အကောင်အထည်ဖော်ကိုဖော်ရမယ့် အချက်တွေဖြစ်ပါတယ်။

ဒီအောင်မြင်ရေးအချက်တွေဟာ သင့်ရဲ့ ဖောက်သည်နဲ့ အတူစာချုပ်ကို ချုပ်ဆိုစဉ်ကတည်းက သေသေချာချာစဉ်းစား ထည့်သွင်း ထားဖြစ်တဲ့အတွက် အခြားပြဿနာတွေကတော့ ၎င်းအချက်များနဲ့ ယှဉ်လာရင် အမြဲတမ်း ဒုတိယဖြစ်နေမှာဖြစ်ပါတယ်။

ကျွန်တော်အကြိုက်ဆုံး မေးခွန်းကတော့ တိုတိုတုတ်တုတ်ပဲဗျ ‘ သင့်ပရောဂျက်အတွက် အောင်မြင်ရေးအချက်တွေကို သင်ဘယ်လိုသတ်မှတ်မှာလဲ ? ’

စည်းကမ်းနံပါတ် ၃ : ပရောဂျက် အစီအစဉ်ကို ကောင်းကောင်းဆွဲပါ ဆိုရိုးစကားတစ်ခုရှိပါတယ်

‘အစီစဉ်ဆွဲလို့ ကုန်သွားတဲ့ အချိန်ဆိုတာ ကောင်းကောင်းသုံးလိုက်ရတဲ့ အချိန်ပါ’ ပဲတဲ့။ သင့်ရဲ့ ပရောဂျက်အစီအစဉ်မှာအသေးစိတ်အချက်အလက်တွေလုံလုံလောက်လောက်ပါပြီး ပါဝင်သမျှလူတိုင်းက ပရောဂျက်ဘယ်ရောက်နေကြောင်း နားလည်တာ သေချာပါစေ။

ပရောဂျက်အစီအစဉ်ကောင်းတစ်ခုမှာ အောက်ပါအချက်တွေရှိပါတယ်။

– ရှင်းလင်းစွာရေးသားထားသော ပရောဂျက် ပန်းတိုင်များနှင့်လုပ်ဆောင်ရန်များရှိခြင်း

– လုံလောက်ပြီး လက်တွေ ကျသောအချိန်ရှိခြင်း

– တိကျသော ကုန်ကျစရိတ်တွက်ချက်မှု နည်းလမ်းတစ်ခုရှိခြင်း

– အသေးစိတ် အရင်းအမြစ်အစီအစဉ်ရှိခြင်း

– ရည်မှန်းချိန်ထက်နောက်ကျပြီးစီးလျင်သိနိုင်စေရန် စောလျင်သော သတိပေးစနစ်ထားရှိခြင်း

– ပရောဂျက်အဖွဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ပေါ်တွင် အာရုံရှိပြီး အမြဲတိုးတက်နေစေရန်

နည်းလမ်းတစ်ခုရှိခြင်း ကြိုတင်စီစဉ်မှုမရှိခြင်းက  ပြဿနာဘက်ကို ဦးတည်စေပါတယ်။ဘယ်ခန့်မှန်းချက်မှာပဲဖြစ်ဖြစ်အရေးပေါ် အစီအစဉ်တစ်ခုရှိပါစေ။

ကျွန်တော် အကြံပြုလိုတာကတာ့ ၁၀ ရာခိုင်နှုန်းနဲ၁၅ ရာခိုင်နှုန်းကြားပါ။ ကျွန်တော်ကတော့ တအားအကောင်းမြင်ပြီး နောက်ကျမှ လုပ်တာထက်စာရင် နည်းနည်းပို သတိရှိရှိနဲ့ လုပ်စရာရှိတာစောစောလုပ်တာကိုပိုသဘောကျပါတယ်။ တစ်ချက်သတိပြုရမှာကတော့အရေးပေါ်အစီအစဉ်ပေါ်မှာလွန်စွာအာရုံထားပြီး ခန့်မှန်းချက်ပေါ်မှာလျှော့လုပ်တာက တအားခန့် မှန်းတာနဲဆိုးကျိုး အတူတူပါပဲ။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၄ : မျှော်မှန်းချက်ကို စီမံပါ။ မျှော်မှန်းချက်ကိုစီမံတာကပရောဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်ရဲ့ နံပါတ် ၁ အလုပ်ပါပဲ။

ဒါကိုလုပ်ရမယ့် နည်းတစ်ခုကတော့ ပရောဂျက်ကို အသေးလေးတွေ (သို) အပိုင်းငယ်လေးတွေခွဲပြီး ပန်းတိုင်ငယ်နဲ့လုပ်ရမယ့်အရာအသေးလေးတွေထားရှိခြင်းပါပဲ။ ဒါကို “agile” ချဉ်းကပ်နည်းလိုသိကြပါတယ်။ ဒီနည်းနဲ သင်ဟာ ပုံမှန်လုပ်ရမယ့် အရာတွေကို လုပ်နေရင်းနဲ့ ၊သင့်ကိုအလုပ်အပ်သူကိုလည်း လုပ်ငန်းရဲ့ တိုးတက်မှုကို ပရင်းနေမျှော်မှန်းချက်တွေကိုစီမံသွားနိုင်ပါတယ်။ ဒီနည်းလမ်းဟာဆိုရင် သင်ဘာတွေတည်ဆောက်နေကြောင်းသင့် လုပ်ငန်းအပ်သူကို စောစောစီးစီး ပြသခြင်း၊ သူတို့ကို မေးခွန်းတွေပေးမေးပြီးစိုးရိမ်တာတွေကို ဖြေပေးခြင်းအားဖြင့် သင့် ပရောဂျက်ဟာ သင့်ဖောက်သည်ရဲ့မျှော်မှန်းချက်တွေကို တကယ်အကောင်အထည်ဖော်ပေးနေကြောင်း သိစေပါတယ်။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၅ : အဖွဲ့ ကိုအမြဲစိတ်တက်ကြွနေအောင်ထားပါ။

စိတ်တက်ကြွနေတဲ့ အဖွဲ့ က ပရောဂျက် အချိန်မှီပြီးဖို့ ၊ ဘက်ဂျက်လောက်ဖို့ ၊အရည်အသွေးပြည့်မှီဖို့ အတွက် အလုပ်ပိုလုပ်ရလည်း အဆင်သင့်ပါပဲ။ သင့်အဖွဲ့ သားတွေကိုပရောဂျက်တစ်လျှောက်ပါဝင်စေခြင်း၊ ပန်းတိုင်ငယ်လေးများ မကြာခဏစီစဉ်ပြီး သင့်အဖွဲသ့ားများ အနေနဲ့ တိုးတက်မှုရှိတယ်လို ခံစားရအောင်စီစဉ်ပေးခြင်း တို့ ဖြင့်သင့်အဖွဲသားများ၏ စိတ်ကို အမြဲတက်ကြွနေအောင်ထားနိုင်ပါတယ်။ ပြောဆိုဆက်ဆံခြင်းဟာအရေးပါပါတယ်။ သင့် အဖွဲ့ သားတွေကို အလုပ်ကောင်းကောင်းမလုပ်တဲ့အခါမှသာပြောဆိုဆက်ဆံတာ အဆင်မပြေပါဘူး။ သူတို့​ေကာင်းကောင်းစွမ်းဆောင်နေချိန်မှာလည်း ပြောပြပြီး ဂုဏ်ပြုပါ။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၆ : ပြောဆိုဆက်ဆံပါ။ ဘာကိုမှ မယူဆပါနဲ့။

‘ဘာကိုမှမယူဆပါနဲ’ဆိုတဲဆိုရိုးစကားတစ်ခုရှိပါတယ်။ပြီးတော့ ဒီစကားကအထူးသဖြင့် ပရောဂျက်စီမံရာမှ သိပ်ကိုမှန်ကန်ပါတယ်။ သင့်ကိုအလုပ်အပ်ထားသူတွေ၊ပစ္စည်းကိုနောက်ဆုံးသုံးမယ့်သူတွေ၊ သင့်စပွန်ဆာတွေ၊ အထူးသဖြင့်သင့်ပရောဂျက် အဖွဲသားတွေနဲ ကောင်းမွန်တဲ့ပြောဆိုဆက်ဆံမှုရှိတာကပရောဂျက်အောင်မြင်မှုအတွက် မရှိမဖြစ်လိုအပ်ပါတယ်။

– အဖွဲသားအားလုံး သင့်ကိုနားလည်ရဲ့လား?

– သင်သူတို့ဆီကဘာကို မျှော်မှန်းသလဲဆိုတာ သူတို့သိသလား ? ဒါမှမဟုတ်သင်က သူတို့သိပါတယ်လိုယူဆထားတာလား ?

– သူတို့အချင်းချင်း ပြောဆိုဆက်ဆံတာ ၊ ဖောက်သည်နဲ့ပြောဆိုဆက်ဆံတာ၊

အခြားဌာနကလူတွေနဲ့ပြောဆိုဆက်ဆံတာ ကောင်းကောင်းမွန်မွန် ရှိရဲ့လား?

ကောင်းမွန်တဲ့ပြောဆိုဆက်ဆံရေးရဲ့အရေးပါမှုဆိုတာ ဘယ်တော့မှ ပိုတယ်မရှိပါဘူး။ဒါကြောင့် သင့်လုပ်ငန်းနဲ့ပတ်သက်ဆက်နွယ်မှုရှိသူဟူသမျှနဲ့အသေအချာပြောဆိုဆက်ဆံထားကြောင်း သေချာပါစေ။ သင်သူတို့ဆီကဘာမျှော်လင့်ကြောင်း သူတို့သိတယ်လို့မယူဆပါနဲ့ ။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၇ : No လို့ပြောပါ

ပရောဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်ရဲ့အဖိုးအတန်ဆုံးဖြစ်ပေးမဲ့ အသုံးအနည်းဆုံးဖြစ်နေတဲစ့ကားလုံးကတော့ NO ဆိုတဲ့စကားလေးပဲဖြစ်ပါတယ်။သင်မလုပ်ပေးနိုင်တာကို ဘယ်တော့မှ အာမခံပါနဲ့ ။ ဒီနောက်ပိုင်းပြဿနာတက်ဖို့သေချာပါတယ်။ သင့်ရှေ့ကလူက ဘယ်လောက်ပဲ အရေးပါနေပါစေသင်ယုံကြည်ရာကို ကြံ ကြံခံနေဖို့လိုပါတယ်။ ဒီအတွက်နောက်ပိုင်းမှာ သူတိုသင့်ကိုကျေးဇူးတင်ပါလိမ့် မယ်။ ကျေးဇူးမတင်ဘူးဆိုရင်တော့သင်အလုပ်မှားရောက်နေပါပြီ။ NO လိုပြောတဲ့ အခါမှာလည်း ခိုင်ခိုင်မာမာပြောပါ။သင့်ရဲဆုံးဖြတ်ချက် ကိုအထောက်အကူဖြစ်မယ့် အကြောင်းအရင်းခံတွေကိုလည်းပြင်ဆင်ထားပါ။

Rule 8: Avoid Scope Creep

စည်းကမ်းနံပါတ် ၈: လိုတိုးပိုလျှော့တွေကိုရှောင်ပါ။

ပရောဂျက်တွေ ဘက်ဂျက်ကျော်လွန်ပြီး နောက်ကျမှပြီးရခြင်းရဲ့မဲပြာပုဆိုးအကြောင်းရင်းက လိုတိုးပိုလျှော့တွေများလို ပါ။ လုပ်ငန်းအပ်တဲ့သူကသင်အလုပ်တွေ ကြိုးကြိုးစားစားလုပ်ပြီး အားအင်တွေ ပိုပိုသာသာထည့်ထားတယ်ဆိုတာ မေ့သွားတတ်ကြပါတယ်။ ပရောဂျက်အစကတည်းက သင်တို့ဘာကိုမျှော်လင့်တယ်ဆိုတာသေသေချာချာ သတ်မှတ်ထားတာသေချာပါစေ။ဘယ်ဟာတွေကတော့ ဘောင်ဝင်တယ် ၊ဘယ်ဟာတွေကတော့ဘောင်အပြင်ရောက်နေတယ်ဆိုတာ သေချာပြောပါ။ပြီးရင်၎င်းအချက်အလက်များကို ပရောဂျက်စာရွက်စာတမ်းထဲမှာအသေအချာမှတ်တမ်းတင်ရေးမှတ်ထားပါ။ လုပ်ငန်းအပ်တဲသူက အဲ့ဒီစာရွက်တွေကို ဖတ်ပြီးနားလည်လိမ့်မယ်လိုမယူဆပါနဲ့ ။ ကျွန်တော်အကြံပေးချင်တာကတော့ သင်နဲ့လုပ်ငန်းအပ်တဲ့သူနဲအနည်းဆုံးတစ်နာရီလောက် အချိန်ယူပြီးပရောဂျက်အကြောင်းရှင်းပြ၊ သူတိုသေချာစွာနားလည် သဘောပေါက်လက်ခံလာအောင် ပြောပြဖိုပါပဲ။ သေချာတဲ့သဘောတူညီမှုမရှိပဲနဲ့ဆက်မလုပ်ပါနဲ့ ။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၉ : ပရောဂျက်ရဲ့ အန္တရယ်တွေကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ထားပါ

ဘယ်သူမှတော့ အန္တရယ်ကို မစဉ်းစားချင်ကြပါဘူး။ အထူးသဖြင့် ပရောဂျက်အစမှာပေါ့။ဒါပေမဲ့ အန္တရာယ်ကို ရှောင်တာက စီမံခန်ခွဲမှုမှာ ဘေးသင့်တာပါပဲ။ကျွန်တော်အကြံပြုချင်တာကတော့သိသာထင်ရှားတဲ့ အန္တရယ်တစ်ခုချင်းစီအတွက်လုပ်ငန်းအစီအစဉ်တစ်ခုစီထားရှိတာမျိုးပါ။ Log လိုမျိုးပေါ့။ ဘာဖြစ်လာရင် ဘယ်လို လုပ်မယ်ဆိုတာ တန်းကြည့်ပြီး ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ သင့်ရဲအဲ့ဒီ အန္တရယ်စီမံချက်ကို သင့်လုပ်ငန်းနဲ့ပတ်သက်ဆက်နွယ်သမျှလူတွေဆီကို ပို့ပါ။ သူတိုနဲအဲ့ဒီ အန္တရယ်တွေအကြောင်းပြောဖိုအချိန်ယူပါ။ အဆိုးဆုံးတွေဖြစ်လာရင်တောင်ဘာလုပ်ရမလဲသိနေတာက အတော်စိတ်သက်သာရာ ရစေပါတယ်။

စည်းကမ်းနံပါတ် ၁၀ : ပရောဂျက်ကိုအပြီးသတ်ပါ

အဓိပ္ပါယ်ဖွင့််ဆိုချက်အရ ပရောဂျက်တွေမှာ သက်တမ်းရှိပါတယ်။ မပြီးမပြတ်လုပ်ထားတဲပရောဂျက်က အရင်းအမြစ်တွေကို ဆက်ကုန်စေပါတယ်။ ပရောဂျက်အဆုံးမှာအရေးပါတဲ့အောင်မြင်ရမယ့်အချက်တွေပြီးမြောက်မှုရှိမရှိဆိုတာကို လုပ်ငန်းအပ်တဲ့သူနဲ့

ဆွေးနွေးပါ။ လိုအပ်တဲ့နေရာရှိရင်ပြင်ပေးပါ။ မရှိတော့ရင် အဆုံးသတ်ဖို့ပြောပါ။ ကျွန်တော်ကတော့ ပရောဂျက်ကို စီမံတဲ့ရုံး(Project Management Office,PMO) ရဲ့ခွင့်ပြုချက်နဲ့ လုပ်ငန်းအပ်သူဖက်က ပရောဂျက်ကို လက်ခံလိုက်ပြီးဖြစ်ကြောင်းစာထုတ်တာကိုသဘောကျပါတယ်။ ဒီအဆင့်ရောက်ပြီဆိုရင် သင့် ရဲ့လုပ်ငန်းအပ်သူကိုကျေနပ်မှုရှိ၊ မရှိ ဆာဗေးဖြည့်ခိုင်းလို့ရပါပြီ။ နောက်ပရောဂျက်တွေအတွက်သင့်ကိုတိုးတက်စေမယ့် အဖိုးတန်အချက်အလက်တွေ သူတို့မှာရှိနေနိုင်ပါတယ်။

 

Leave a Reply